La disponibilità di una stampante multifunzione e sempre aggiornata è una soluzione fondamentale per la gestione documentale di un’azienda: dai grandi uffici alle piccole sedi. Ed è a portata di tutte le tasche se si decide di procedere con il noleggio. I device utilizzati negli uffici, infatti, oltre a garantire una serie di funzioni fondamentali in ottica di privacy, sicurezza sanitaria e assistenza tecnica (sia nel processo di stampa sia nella fase di invio e ricezione del documento da stampare), sono uno strumento facilmente gestibile sotto il profilo degli aggiornamenti e dei costi se si decide di accedere alle soluzioni di noleggio offerte da Brother.
Il noleggio consente, infatti, alle società di disporre di stampanti senza dover corrispondere il costo per l’acquisto ma con il semplice pagamento di un canone periodico. Una soluzione ideale per usufruire di una serie di vantaggi che vanno dalla possibilità di disporre di un device sempre aggiornato, di ridurre i costi di gestione aziendale, oltre alla possibilità di contribuire al benessere del pianeta tramite l’integrazione di modelli di economia circolare nei flussi di lavoro aziendali.
Il noleggio come spending review. Quali vantaggi in ottica di risparmio per le aziende
I costi di stampa hanno un “peso” evidente nel budget aziendale. Brother ha calcolato che arrivano a rappresentare fino al 3% del fatturato. Una spesa che, con l’offerta “All Inclusive Business”, può essere ridotta fino al 40% grazie a una giusta allocazione delle risorse. Il processo di stampa rientra, infatti, tra le spese facilmente inseribili in una spending review della società, pur continuando a mantenere un’elevata efficienza dei processi aziendali e, in alcuni casi, consentendo anche il loro miglioramento con l’introduzione di una spesa periodica “tailor-made”, ossia programmata “su misura” e in base ai reali consumi del cliente.
In primo luogo le soluzioni di noleggio consentono la diluizione delle spese di stampa su un canone mensile che può essere contrattualizzato a 30 o a 60 mesi. Il costo, che resterà invariato per tutta la durata del contratto e fino al suo rinnovo, comprende l’assenza di spese iniziali con l’accesso a un parco stampanti sempre aggiornato (vedremo più avanti cosa comporta); la possibilità di non immobilizzare grosse cifre ma di spalmare la spesa nel tempo facilitando anche la gestione del cash flow aziendale; l’accesso a una garanzia premium; e l’assistenza tecnica oltre a quella sul ritiro e riciclo dei toner.
In particolare, il noleggio consente anche di accedere a una serie di vantaggi fiscali, in quanto il costo operativo contribuisce a ridurre l’utile imponibile per le aziende, il canone inoltre è deducibile ai fini IRES e IRAP e così pure l’IVA.
Il contratto di noleggio inoltre, può essere predisposto in funzione del reale numero di copie che il cliente deve fare e del budget a disposizione in linea con la flessibilità del modello pay for use. Non solo: questa soluzione assicura la massima flessibilità a fronte di eventuali cambiamenti delle esigenze nel tempo.
Garanzia Premium e preventivo gratuito
Ai benefici fiscali ed economici, come detto, si associa anche quello della garanzia Premium. Con il noleggio stampanti Brother è possibile scegliere la durata del contratto fino a 60 mesi, e la garanzia Premium copre il funzionamento della periferica, oltre che il ripristino per tutta la durata del noleggio (manodopera e sostituzione componenti incluse), con la consegna automatica dei toner presso la sede del cliente.
L’allineamento alle reali esigenze della società è definito in sede di preventivo (completamente gratuito), dove i consulenti Brother saranno in grado di indicare il dispositivo di stampa con le caratteristiche di velocità, di toner e tecniche più adatte agli spazi aziendali e all’organizzazione del lavoro e dei flussi documentali.
La nostra stampante? È sempre l’ultimo modello
Tra i vantaggi del noleggio, c’è anche quello di poter disporre di device sempre aggiornati. L’innovazione tecnologica è, infatti, la chiave della trasformazione dei modelli di lavoro e le periferiche di stampa, in uffici, grandi aziende e studi privati, sono tra i dispositivi chiave di questa rivoluzione. L’aggiornamento non riguarda soltanto i software di stampa (sempre garantito insieme all’assistenza) ma anche le stesse stampanti che, periodicamente, vengono “migliorate” per adattarsi alla trasformazione dei flussi documentali. La soluzione del noleggio garantisce al cliente la possibilità di disporre, in ogni momento, dell’ultimo modello di stampante, scanner e fotocopiatore, con tutti i benefici collegati a questa “flessibilità”.
A questo si somma la garanzia di ottemperare alle richieste normative, legate a due temi in particolare: la privacy e il distanziamento sociale.
Nel primo caso la possibilità di disporre di periferiche di stampa di ultimo modello consente di essere compliant con la gestione in sicurezza dei documenti, con la raccolta dei dati e la loro archiviazione. A favorire l’adeguamento alle richieste normative, in questo caso, tecnologie come il Pull printing, che crea una “coda virtuale” dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto quando l’utente è in prossimità del dispositivo; e la tecnologia Secure Print+ che permette il ritiro dei documenti soltanto agli utenti in grado di autenticarsi “fisicamente” tramite Pin o Card NFC.
Un altro vantaggio è quello dell’adattamento alle linee guida volte a favorire il lavoro agile e il social distancing dettato dalle nuove norme in materia di sicurezza sul lavoro a causa della pandemia di Covid-19. Con le tecnologie legate alle stampanti, infatti, gli utenti possono gestire da remoto (e anche in smart working) i flussi documentali, oltre che richiedere e ricevere assistenza grazie alle tecnologie Remote Panel, che consente l’attivazione di un sistema di diagnosi e risoluzione dei problemi da remoto e Request Help, che in pochi passaggi consente di ricevere assistenza direttamente dalla stampante Brother.
I costi di manutenzione, inoltre, sono inclusi nel canone permettendo di risparmiare le spese generalmente sostenute per le riparazioni che si rendono necessarie con l’utilizzo.
Sostenibilità. Il noleggio delle stampanti tassello dell’economia circolare
Infine, un’altra prerogativa collegata alle soluzioni di noleggio stampanti va coinvolgere l’impatto ambientale del lavoro negli uffici. Una delle componenti del ciclo di stampa, oltre a quella della gestione dei documenti cartacei, è la gestione dei toner.
Con le soluzioni di noleggio pensate da Brother per le aziende il riciclo dei toner è sempre gratuito e si accompagna al programma che offre il ritiro, tramite corriere autorizzato certificato, delle cartucce di toner originali non ricondizionate. In questo modo saranno smaltite in modo corretto, sollevando il cliente dalla gestione e dai relativi costi di smaltimento e contribuendo, allo stesso tempo, alle dinamiche di “circolarità” incoraggiate dai progetti europei sull’economia circolare e dalla sempre maggiore attenzione delle imprese e dei singoli individui per le soluzioni a basso impatto ambientale.
